1- مقدمه همانگونه که مستحضريد بخش اعظم فعاليتها در يک صنعت ، مربوط به فعاليتهايی است که در زمينه ساخت، تجارت، بازاريابی، فروش، توزيع، خريد، تدارکات، انبارداری، حمل و نقل و تعميرات می باشد. فعاليتهای فوق بر مبنای يکی از موجوديتهای اساسی، بنام کالا قرار دارد. بعبارت ديگر نقطه مشترک طيف عظيم فعاليتهای فوق کالا می باشد. هنگامی که صحبت از توليد، بازاريابی، فروش، خريد، حمل و نقل، انبارداری و تعميرات می شود با کمی دقت می توان موجوديت کالا را از درون هر يک از فعاليتهای فوق انتزاع نمود. توجه به کالا و اطلاعات آن، باعث دستيابی به مبنايی می شود که می تواند پايه و اساس نظام اطلاعاتی کالای يک صنعت باشد. لذا اطلاعات کالا، مبنايی برای تعريف، تعيين و طراحی فعاليتها و عمليات توليد، توزيع و... خواهد بود. « کالاها» و بخصوص آن دسته از کالاهايی که جزو « اموال منقول» محسوب می شوند، حجم بسيار عظيمی از سرمايه های يک سازمان يا يک صنعت را تشکيل داده و از اهميت خاصی در سازمانها برخوردار است .چرا که عمده فعاليتهای لجستيکی يک سازمان (توليد،توزيع،انبار،حمل و نقل و...) بی ارتباط با امر کالا و اطلاعات آن نيست. به همين منظور مديران همواره در پی آنند تا با کنترل در آوردن اطلاعات کالا،در عمليات سازمانی خود بهبود حاصل نمايند. توجه به کالا و اطلاعات آن به جای توجه به فعاليتها و عملياتی که در چارچوب نظام لجستيکی در مورد کالاها انجام می شود،باعث دستيابی به مبنايی می شود که می تواند پايه و اساس يک نظام لجستيکی چابک باشد.اطلاعات کالا به گونه ای است که می تواند اطلاعات کاربردی اقلام را نيز به همراه داشته باشد. لذا اطلاعات کالا،مبنايی برای تعريف،تعيين و طراحی فعاليت ها و عمليات لجستيکی نيز خواهد بود.لذا کالا به عنوان پايه اين نظام نقش خود را ايفا می نمايد و اطلاعات کالا نيز باعث ايجاد بستر اطلاعاتی می گردد. 2- سلسله مراتب اهداف نظام مديريت کالا بطور کلی اهداف طراحی يک سيستم مديريت کالا به شرح ذيل تعريف شده اند: الف – اهداف کلان - ايجاد زبان مشترک (از طريق ابزار استانداردسازی و شناخت کالا) - کاهش هزينه ها و صرفه جويی کلان اقتصادی - استفاده بهينه از منابع - بهبود عمليات لجستيک و افزايش بهره وری مؤثر - تهيه ابزار مناسب برای ايجاد سيستمهای اطلاعات مديريت لجستيک - امکان برقراری ارتباط باساير سيستمها در سطح ملی و بين المللی ب- اهداف کاربردی - بهبود عملکرد - تمرکز سفارشات و خريد - بهبود در عمليات مختلف لجستيک - بهبود خدمات ارائه شده به مشتريان - تهيه، ذخيره، تلفيق، تلخيص، توزيع و کنترل اطلاعات - تهيه ابزاری برای کنترل عمليات - صرفه جويی بيشتر با کنترل هزينه ها - تمرکز بر روی مقاصد و اهداف (هم هدف نمودن فعاليتها) - دسترسی به ارتباطات مؤثر از طريق زبان مشترک و استاندارد سازی مفاهيم - کاهش تنوع اقلام به منظور بهبود مديريت موجودی اقلام - توزيع دانش فنی مربوط به اقلام بين توده ها - يکنواختی در سيستم -استفاده بهينه از سيستمهای پردازش الکترونيک در سازمان 3- ضرورت طراحی نظام طبقه بندی و کد گذاری در سازمان هماهنگ سازی و تسهيل تبادل اطلاعات خواستگاه اصلی طراحی سيستمهای طبقه بندی و کد گذاری ملی و بين المللی است. نگاهی گذرا به تاريخ رشد و توسعه جوامع بشری نشان می دهد که در طول دهه های اخير که صنعت و تکنولوژی رشد سرسام آوری داشته اند، اطلاعات پايه و اساس اين پيشرفتها بوده است. اهميت اطلاعات به حدی است که امروزه سازمانها و شرکتهای زيادی در اکثر کشورها به وجود آمده اند که کار آنها فقط ”اطلاع رساني“ است. اين پديده سبب رشد و توسعه تجارت جهانی، کوتاه شدن فاصله ها، بهره گيری از توانهای بالقوه و بالفعل جامعه، جلوگيری از دوباره کاری و صرف هزينه های غير ضروری و … شده است. برای دسترسی سريع به اطلاعات، وجود يک سيستم طبقه بندی و کد گذاری کارا و توانمند که اطلاعات را با سرعت و سهولت در اختيار بگذارد، ضروری و اجتناب ناپذير است. اگر هر مؤسسه، وزارتخانه، صنعت و شرکتی برای خود يک سيستم طبقه بندی و کد گذاری مستقل ايجاد کند، انتقال اطلاعات از سيستمی به سيستم ديگر مشکل می گردد، زيرا ” زبان“ سيستمها با هم متفاوت است. به عنوان مثال اگر شرکتها و کارخانه بزرگ که در يک زمينه فعاليت می کنند دارای نظامهای طبقه بندی و کد گذاری کالای متفاوت باشند شرکتهای مزبور بطور مؤثر قادر به برقراری ارتباط متقابل و تعامل (Interoperability ) نخواهند بود و اين امر موجب می شود کارخانه ها نتوانند به خوبی از امکانات يکديگر استفاده نمايند.همه اين مشکلات از نبود زبان مشترک و سيستم مشترک ناشی شده است و هزينه های سرسام آوری که از اين رهگذر بر اقتصاد ملی تحميل می شود، ارقام نجومی را شکل می دهد. سيستمهای طبقه بندی و کدگذاری در سطح ملی برای رفع عيب و ايجاد امکان تبادل اطلاعات بين تمام بخشهای کشور بدون نياز به ترجمه اسناد از زبان يک سيستم به زبان سيستم ديگر می تواند عمل کند. بخش صنعت در داخل کشور از ديرباز در اثر نبود سيستمهای طبقه بندی و کدگذاری ملی دچار مشکلات زيادی بوده است. بدون شک، يکی از دلايل عمده عدم رشد صنايع و عدم توان رقابت آنها در عرصه های بين المللی همين مساله می باشد. نبود سيستم طبقه بندی و کدگذاری ملی باعث می شود هر نهاد جديدی که تشکيل می شود برای طراحی سيستم خود، کار را از مرحله صفر شروع کند و بدين ترتيب هزينه های طراحی مکرر سيستمها بر اقتصاد ملی تحميل می شود. عمده ترين مشکلات ناشی از فقدان نظام طبقه بندی و کد گذاری به شرح ذيل می باشند: 1- نبود زبان مشترک برای ارتباطهای درونی و برونی و شناسايی يکسان کالاهادر سطح يک صنعت 2 – عدم اطلاع از تواناييهای بالقوه و بالفعل بخشهای گوناگون صنعت و خدمات در سطح کشور 3 – دشواری در جمع آوری اطلاعات و آمار توليد، واردات و صادرات و … برای کالاهای گوناگون 4 – عدم امکان طراحی و اجرای سيستمهای کنترل موجودی، خريد، حسابداری و اطلاع رسانی هماهنگ 4- اهداف و فوايد يک سيستم مديريت کالا اگر مديريت کالا در يک سازمان بصورت مناسب طراحی و پياده سازی، فوايد بسيار زيادی را نصيب آن سازمان می کند. عمده ترين فايده ” افزايش بهره وري“ و صرفه جويی اقتصادی است. اين اهداف عمده در محورهای ذيل قابل حصول می باشند: 1 – ايجاد زبان مشترک و ساده نمودن، سرعت دادن و ايجاد اطمينان در تبادل اطلاعات و دسترسی به آن و شناسائی ساده و منحصر به فرد کالاها. 2 – فراهم آمدن آمار و اطلاعاتی که پيشنياز فعاليتهای تصميم گيری، برنامه ريزی و سياست گذاری است. 3 – ايجاد سيستمهای اطلاع رسانی هماهنگ در سطح سازمان 5 – انتقال سريع و دقيق اطلاعات مربوط به مراکز تهيه، توليد، فروش و بازار کالاها 6 – جلوگيری از اتلاف منابع مالی و انسانی که در اثر اشتغال در کارهای يکسان و موازی بوجود میآيد. 7- مديريت اطلاعات کالا بمثابه يک کارهنرمندانه، راه حلهائی را برای زنجيره تامين فراهم مینمايد که هزينهها را تقليل و زمانهای چرخش را بهينه میسازد. 8- همچنين بکارگيری سيستمهای طبقه بندی و کدگذاری میتواند نتايج زير را بدنبال داشته باشد : - پيشرفت های قابل ملاحظه در عمليات پشتيبانی - کاهش هزينه های کاغذبازی (تشريفات اداری) - تقليل زمانهای تحويل و حمل - افزايش درجه صحت عمليات - بهبود مديريت زنجيره تامين بطور کلی می توان گفت نتيجه سيستم مديريت کالا سبب افزايش بهره وری و کاهش هزينه ها خواهد شد. با استفاده از سيستمهای اطلاع رسانی، اطلاعات يکسان و به روز شده در اسرع وقت در اختيار تمام مديران و استفاده کنندگان اطلاعات قرار می گيرد و همان طور که می دانيم داشتن اطلاعات به روز، رمز پيروزی در هر کاری است. 5- مزايای سيستم مديريت کالا سيستم مديريت کالا چندين مزيت مهم برای سازمانها و بخش خصوصی فراهم می سازد که در ذيل به بعضی از اين مزايا اشاره می گردد: 1-5 )مزايای عملياتی: 1- فرصتهای بيشتری برای استاندارد سازی ايجاد می نمايد. با مشخص شدن تنوع، اندازه ها و انواع متفاوت اقلام در سيستم تأمين، امکان بکارگيری مشترک قطعات از تجهيزات مختلف بوجود می آيد. 2- شرح دقيق اقلام به کاربران اجازه می دهد تا به آسانی تجهيزاتی را جهت انجام ماموريت بدون تاخير، پيدا نمايند. 3- استفاده از يک زبان مشترک قابل فهم برای همه کاربران، تعامل فنی مابين کاربران را آسانتر می سازد. 4- استفاده از فناوری کامپيوتری باعث سهولت امور ثبت، پردازش، ارسال اطلاعات شناسايی کالا و اطلاعات پشتيبانی مربوطه در پايگاههای اطلاعاتی قابل دسترس، را ممکن می کند. 5- شرح اقلام، مهندسين طراح را قادر می سازد تا بطور دقيق قطعات يا تجهيزات مورد نياز خود را جستجو و گزينش کرده تا به مشخصات فنی يا عملياتی موثری نسبت به هر کاتالوگ تجاری برسند. 2-5 ) مزايای اقتصادی: مزايای اقتصادی اين سيستم عبارتند از: الف ) کاهش در فهرست موجودی کالاها: مديران سازمانها نياز دارند بدانند چه اقلامی و در کجا واقع می باشد و قابليت در دسترس بودن آن چگونه است. اگر از اين سيستم استفاده شود، مديران ابزاری جهت تشخيص کالاهای جايگزين در مکانهای مختلف در سطح کشور و حتی دنيا بدست می آورند. با اين ابزار آنها از خريد اقلام غير ضروری پرهيز می نمايند. از هزينه های انبارداری بيش از حد اقلام اجتناب نموده و از اقلام قبل از اينکه تاريخ مصرف آنها سر برسد، استفاده می نمايند. بعنوان مثال آژانس دفاعی ايالات متحده در يکی از گزارشهای خود اعلام نموده است که شرکتهای خصوصی با استفاده از متدهای استاندارد برای شناسايی و ردگيری کالا، کاهش موجودی تا بيش از 50 درصد را کسب کرده اند. ب) پرهيز از تهيه کالای جديد: از آنجائيکه اغلب تجهيزات دارای قطعات مشترک با يکديگر می باشند، يک سيستم مديريت کالای کارا می تواند در حذف خريد اقلام تکراری ثمر بخش باشد. تجربه نشان داده است که قطعات يک تجهيز کاملا" جديد با قطعات يک تجهيز مشابه موجود در سازمان بيش از 30 درصد همخوانی دارد. در بعضی سيستمها حتی به 60 درصد می رسد. اين بدان معنی است که با استفاده از يک نظام مستندسازی اقلام، يک فرصت و موقعيت طلايی جهت جلوگيری از رشد تنوع موجودی ها و بدنبال آن کاهش هزينه را در اختيار شما قرار می دهد. ج) کاهش زمان خواب (بلا استفادگی) تجهيزات و اقلام هنگاميکه مديران ابزاری مناسب جهت شناسايی موجودی در دسترس خود در اختيار داشته باشند، از موقعيت بهتری جهت دستيابی به مکان و نوع کالا برخوردار می باشند. د) شناسايی سريع اقلام جهت تأمين يک شرح دقيق و مناسب و ملی به پرسنل تأمين امکان می دهد تا سريعتر عناوين لازم را تعريف نمايند. و) ردگيری بهتر فروشندگان 6- ارکان اصلی سيستم مديريت کالا يکی از ارکان و همچنين سيستمهای زمينه ساز سيستم مديريت کالا سيستم کدينگ می باشد که خود دارای اجزاء اساسی ميباشند. هريک از اين اجزاء بطور خلاصه در ذيل تشريح شده است. الف) شناسايی کالا ( Identification Item ) مهمترين و مشکل ترين عمل در نظام کدينگ ،شناسايی کالا می باشد.زيرا شناسايی منحصر به فردی را برای هر يک از اقلام ايجاد می کند. اين شناسايی در برگيرنده حداقل اطلاعات مورد نياز برای تعريف روشن مشخصات کالا می باشد. يعنی آن مشخصاتی که وضعيت منحصر به فردی را برای کالای مذکور مشخص کند و آن را از تمام اقلام ديگر متمايز نمايند. شناسايی اقلام يک کلمه مرکبی است که از بخشهای ذيل بوجود آمده است: 1- يک نام 2- توضيحی از مشخصات ضروری که "ماهيت کالا" را شرح می دهد. 3- توليد و يا جمع آوری اطلاعات کنترلی از مراجعی که آن کالا را شناسايی می کندو يا به شناسايی اش کمک می نمايد. 4- يک شماره شناسايی يکتا موارد فوق برای شناسايی دقيق هر قلم کالای يکتا از موجوديها ضروری است. ب) طبقه بندی کالاها (Classification) - تعريف طبقه بندی برای طبقه بندی، تعاريف متعددی بيان شده است ولی بطور کلی: "طبقه بندی، تحت نظم در آوردن منطقی عناصر مختلف بر اساس يک يا چند صفت قابل تميز از يکديگر به شکل جامع و مانع است." - اهداف طبقه بندی اهداف طبقه بندی موجوديها را می توان به صورت ذيل بيان نمود: 1- قرار دادن موجوديها در دسته های کنترل پذير 2- ايجاد سرعت در انتقال اطلاعات 3- آماده سازی ساختار طبقه بندی برای کدگذاری کالاها 4- نظام دادن به اطلاعات برای مقايسه درست آنها بطور کلی می توان گفت :هدف طبقه بندی، فراهم کردن ابزاری برای مديريت اطلاعات، تسهيل در عمليات لجستيک و افزايش کارايی و بهره وری می باشد. ج) کد و کدگذاری (Coding) - تعريف کد و کدگذاری بنا به تعريف موسسه بين المللی استاندارد (ISO) ، کد عبارت از تغيير شکل داده، يا نمايش داده به شکل ديگر، طبق قوانين از قبل تعيين شده. به عبارت ديگر کد شامل يک يا چند رقم، حرف، کلمه و علامت مخصوص يا ترکيبی از آنهاست و برای بيان مفهوم مشخصی به کار می رود و معنای محدود و از قبل تعيين شده ای را نمايش می دهد. کدگذاری اقلام را می توان به عنوان جايگزينی علايم به جای شرح آنها معرفی کرد. معمولا کد دارای يک معنی قراردادی است و هرگاه کشف رمز شود، اطلاعات مشخصی را می رساند.کد باعث ايجاد زبان مشترک بين کاربران مختلف می شود و از اين طريق تبادل اطلاعات به آسانی انجام می پذيرد. 7- فوايد کد گذاری کالاها 1- استخراج سريع و دقيق اطلاعات در تمامی نقاط عرضه کالا 2- امکان تهيه اطلاعات دقيق و به موقع برای مديريت 3- امکان کنترل موجودی و در نتيجه نياز به سرمايه کمتر 4- پاسخگويی بهتر به طرفهای تجاری و مشتريان 5- قابليت خودکار کردن انبارداری 6- کنترل بيشتر بر روی توزيع و ذخيره سازی 7- اشتباهات کمتر در شناسايی کالاها 8- بهبود ارتباطات بين شرکتها در مسير عرضه کالا 9- يک استاندارد برای استفاده تمام طرفهای تجاری و در نتيجه کاهش کشمکش ها 8- انواع کدينگ اقلام نکته قابل ذکر در اينجا اين است که برای هر سازمان بايد بر اساس نيازو همچنين فلسفه وجودی آن سازمان تهيه و يا طراحی گردد.بعبارت ديگر سيستم کدينگ بايد منطبق بر نياز کاربران آن سيستم باشد.بطور کلی طراحی سيستمهای کدينگ از دو جنبه کلی می باشد: الف- بر اساس قلم تدارکاتی (Item of Supply) : اين مفهوم، قلم يا گروهی از اقلام را نشان می دهد که بوسيله يک سرويس لجستيکی واجد شرايط تعريف شده است تا نياز مشخصی را برآورده سازد.هدف از اين روش کاهش تنوع کالا بوده و کليه کالاهايی که دارای يک کاربرد می باشند دارای يک کد يکسان می گردند.عمدتا مصرف کنندگان موافق اين روش می باشند. اقلام توليدی که دارای شکل و اندازه و کاربری يکسان هستند، همان اقلام تدارکاتی در نظر گرفته می شود. ب- بر اساس قلم توليدی ( (Item of Product : اين مفهوم به اقلام يا قطعاتی اشاره می کند که تحت يک شماره مرجع عرضه کننده طبقه بندی می شود. عمدتا اين کدها مانند کدهای EAN بی معنی بوده و هدف آن کاهش تنوع کالا نمی باشد.
9- انواع کارکردهای کدينگ کالا با توجه به کارکردهای مختلف ، سيستمهای طبقه بندی و کدگذاری مختلفی در سطح ملی و بين المللی طراحی و بکار گرفته شده اند. ضرورت بکارگيری نظامهای کالا و خدمات در سطوح ملی و جهانی از دير باز درک شده است. از طرف ديگر هر کشوری برای ايجاد زبان مشترک بين سازمانهای درگير با موجوديها ناگزير است از يک سيستم و نظام هماهنگ استفاده نمايد. همچنين سازمانهای جهانی جهت ايجاد يک زبان مشترک نياز به يک سيستم هماهنگ دارند. بدين ترتيب تاکنون سيستمهای معتبری مانند NATO ، HS ، ISIC ، EAN/UCC . . . بوجود آمده اند که کشورهای زيادی از جمله کشور عزيزمان ايران از آنها استفاده نموده است. شناخت قابليت هاو ويژگيهای سيستمهای ذکر شده می تواند کمک موثری در زمينه طراحی نظام ملی کالا به ما نمايد.برای آشنايی با سيستمها فعلا به نام آنها در اين متن اشاره می گردد . شرح فارسی | شرح لاتين | نام اختصاری | نظام هماهنگ توصيف و کدگذاری کالاها | Harmonized Commodity Description And Coding System | HS | سيستم طبقه بندی موجودی فدرال ايالت متحده | Federal Supply Cataloging | FSC | سيستم مبادله الکترونيکی داده ها | Electronic Data Interchange | EDI | طبقه بندی محوری محصولات | Central Product Classification | CPC | شماره گذاری محصولات اروپا | Eurpean Article Numbering | EAN | طبقه بندی استاندارد بين المللی کليه فعاليتهای اقتصادی | International Standard Industrial Classification Of All Economic Activities | ISIC | سيستم کدگذاری ناتو | NATO Codification System | NCS | طبقه بندی استاندارد بازرگانی بين المللی | International Standard Trade Classification | SITC | کد جهانی کالا | Universal Product Code | UPC |
10- رديابی اقلام عنصر استراتژيک در زنجيره تامين امنيت محصولات و قابليت رديابی آن در بخشهای بهداشتی، صنعتی، کشاورزی و خدماتی از ضرورتهای انکارناپذير جهان امروز است. طرحهای ابتکاری متعددی از انواع مختلف رديابی و ردگيری کاربردی در زنجيره عرضه محصولات معرفی شدهاند که در حال فعاليت هستند. سيستمهای مختلفی برای شناسائی منحصر بفرد جهانی اقلام تجاری، واحدهای پشتيبانی، طرفهای تجاری اختصاصاً برای استفاده در اين زمينهها طراحی شده است. از ديدگاه يک مديريت اطلاعات، اجراء يک سيستم قابل رديابی در يک زنجيره عرضه مستلزم همکاری سيستماتيک همه طرفهای تجاری درگير در گردش فيزيکی مواد، کالای نيمهساخته و کالای نهائی با گردش اطلاعات مربوط به آنها خواهد بود. اين امر نيازمند يک ديد همهجانبه به زنجيره عرضه میباشد که بعضی از سيستمهاتوانسته اند بهترين نتيجه را ارائه و يک زبان مشترک تجاری را ايجاد نمايند. دسترسی جهانی به يک سيستم و پذيرش همگانی توسط مصرفکنندگان، شرکتهای بازرگانی و دولتها با پاسخ مناسبی که به نيازمنديهای آنها برای قابليت رديابی میدهد، موقعيت منحصر بفردی را برای اين سيستمها مهيا نموده است. هر محصولی که نيازمند رديابی و ردگيری باشد، بايد بطور منحصر بفردی مورد شناسائی قرار گيرد. شناسههای منحصر بفرد و جهانی اينگونه سيستمها کليدهايی هستند که دستيابی به تمامی اطلاعات قابل دسترسی درباره تاريخ توليد، کاربرد، موقعيت مکانی و اطلاعات متنوع ديگری را امکانپذير مینمايند.(در صورت علاقمندی می توان بطور کامل در اين زمينه بحث و گفتگو کرد) 11- نتيجه گيری : با بيان متن فوق که بصورت تجربی و در حين کار بدست آمده است شرکت مهندسی پژوهشگران سامانه انديش(مپسا) به عنوان نماينده مرکز ملی شماره گذاری کالا و خدمات ايران در نظام ملی طبقه بندی و خدمات شناسه کالا مفتخر است در زمينه های زير با آن شرکت محترم همکاری نمايد : 1- مطالعه وضع موجود آن صنعت در زمينه مديريت موجودی و کالا و ارائه راه حل پس از بررسی 2- طراحی سيستم طبقه بندی و کدگذاری متناسب با آن صنعت 3- پياده سازی سيستمهای طبقه بندی و کدگذاری و مديريت کالا 4- طراحی و اجرای سيستمهای رديابی کالا 5- پياده سازی سيستمهای سخت افزاری و شبکه برای سيستمهای رديابی و مديريت کالا 6- طراحی و اجرای استقرار کالاها و تجهيزات در انبارها 7- مشاوره و آموزش در زمينه های فوق 8- نصب تجهيزات کامپيوتری و سيستمهای خودکار نظير بارکد خوانهاو... 13- پيش بينی شرح فعاليتها : فعاليتهايی که در تهيه يا طراحی يک سيستم کدينگ لازم می باشد بطور خلاصه به شرح ذيل می باشد: 1- مطالعه وضعيت موجود صنعت مربوطه از نظر نحوه مديريت موجودی کالا 2- استخراج نيازمنديها و مشکلات آن صنعت از نظر سيستم مديريت موجودی 3- تهيه يا طراحی يک سيستم طبقه بندی و کدگذاری کالا و قطعات برای آن صنعت 4- انطباق سيستم موجود با سيستم پيشنهادی 5- بومی سازی و پياده سازی سيستم در سطح صنعت و کدگذاری کليه کالاها و قطعات در صنعت مربوطه 6- پياده سازی سيستمهای طراحی شده 7- آموزش سيستم به کاربران | 
